Google bietet ein Synchronisations-Tool an, das den Hauptkalender mit Outlook abgleichen kann. Leider berücksichtigt das Google-Tool einen wesentlichen Faktor des Google-Kalendersystems nicht. Dieser arbeitet nicht mit Kategorien. Dafür stellt Google die Option zur Verfügung, mehrere Kalender in die Ansicht aufzunehmen. Viele Benutzer nutzen dies aus. Letztlich unterscheidet sich der Google-Kalender dank der unterschiedlichen Farbdarstellungen nicht von Kategorien-basierten Alternativen. Möchten Sie mehrere ihrer Google-Kalender mit Outlook synchronisieren, benötigen Sie mehr. Mit GSyncIt geht das ganze einfach.
GSyncIt: Installation und Integration in Outlook
Vorausschickend muss erwähnt werden, dass GSyncit in der kostenlosen Testversion die Zahl der Kalender auf einen beschränkt. Ebenso wird die Anzahl der Notizen etc .auf 50 limitiert. Nehmen Sie sich Zeit, das Tool unter die Lupe zu nehmen. Es lohnt sich.
Laden Sie sich GSyncIt in der neuesten Version herunter. Die Installation ist auch für weniger erfahrene Windows-Nutzer schnell erledigt. GSyncIt integriert sich mit einer Registerkarte im Outlook-Menüband. Sie können darüber manuelle Synchronisationsläufe für Google-Kalender sowie Notizen, Kontakte und Aufgaben von verschiedenen Cloud-Plattformen starten. Mit “Sync” werden alle Abgleichprozesse gestartet. Über “Settings” erreichen Sie die Konfigurationsmaske.
Kalender Synchronisation: Verifizierung
In den generellen Einstellungen unter Application Settings können und müssen Sie Vorgaben für alle Prozesse machen.
Unter “Google Sync” oben links beginnt dann die eigentliche Arbeit. Sie müssen GSyncIt erst einmal mitteilen, welche Google-Kalender mit welchen Outlook-Kalendern synchronisiert werden. Haben Sie nur einen Outlook-Kalender, müssen Sie zusätzliche Eintragungen vornehmen.
Fangen Sie einfach an, indem Sie im Calender Sync-Fenster auf “New” klicken. Jetzt erstellen Sie das Calender Mapping für den ersten Google-Kalender. In der sich öffnenden Maske tragen Sie zuerst die Google-Zugangsdaten ein. Verifizieren Sie Ihren Account, denn erst danach können Sie über “Select Calendar” Ihren Google-Kalender auswählen. Jetzt müssen Sie noch weiter unten den Outlook Kalender zuweisen. Da Sie mehrere Kalender abgleichen wollen, ist eine sprechende Beschreibung unter “Mapping Descriptions” empfehlenswert.
Angabe der Richtungen und Zeiträume
Klicken Sie im zweiten Schritt auf Sync Options. Hier können Sie meistens die voreingestellten Werte übernehmen. Möchten Sie den Abgleich nur in eine Richtung durchführen lassen, müssen Sie einen der ersten beiden Punkte aktivieren.
Unter Sync Range geben Sie GSyncIt vor, welche Zeiträume für die Synchronisation herangezogen werden sollen. Bei “Fixed Date Range” ändert sich das Enddatum nicht. Sie müssten es immer wieder anpassen. Daher ist die Einschränkung eher über “Day Range” vorzunehmen.
Zuweisung der Google-Kalender sowie der Outlook-Kategorien
Für die Unterteilung der Google-Kalender in Outlook-Kategorien sowie die Abgleichung der kategorisierten Outlook-Termine mit dem jeweiligen Gegenpart auf der Google-Seite sollten Sie den Reiter “Categories” nutzen. Tragen Sie unter “Add Category” die Kategorie ein, für die dieses Mapping erfolgen soll. Wählen Sie darunter den dritten Punkt “Only sync appointments to Google calendar …” und machen Sie bei “Assing all of these categories to …” einen Haken. Abschließend klicken Sie auf OK. Für jeden weiteren Kalender müssen Sie diese Mapping-Konfiguration erneut vornehmen. Sie können auf diese Weise eine große Anzahl an Synchronisationsläufen festlegen. Seien Sie sich dabei bewusst, dass diese sich überschneiden können. Daher sind eine sinnvolle Planung und eine logische Herangehensweise erforderlich.