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Importieren von Tabellen aus anderen Anwendungen
Wenn Sie mit dem Befehl „Platzieren“ ein Microsoft Word-Dokument mit einer Tabelle oder eine Microsoft Excel-Tabelle importieren, befinden sich die importierten Daten in einer bearbeitbaren Tabelle. Im Dialogfeld „Importoptionen“ können Sie die Formatierung einstellen.
Alternativ können Sie Daten aus einer Excel- oder Word-Tabelle per Kopieren und Einfügen ein InDesign- oder InCopy-Dokument einfügen. Mit den Voreinstellungen unter „Zwischenablageoptionen“ können Sie bestimmen, wie aus einer anderen Anwendung eingefügter Text formatiert wird. Wenn „Nur Text“ gewählt wurde, werden die Daten als nicht formatierter, tabulatorgetrennter Text angezeigt, den Sie dann in eine Tabelle konvertieren können. Wenn „Alle Informationen“ ausgewählt wurde, wird der eingefügte Text als formatierte Tabelle angezeigt.
Wenn Sie Text aus einer anderen Anwendung in eine vorhandene Tabelle einfügen, müssen Sie für den einzufügenden Text ausreichend Zeilen und Spalten erstellen. Wählen Sie dann unter „Voreinstellungen“ > „Zwischenablageoptionen“ die Option „Nur Text“ und vergewissern Sie sich, dass mindestens eine Zelle ausgewählt ist. (Es sei denn, Sie möchten die eingefügte Tabelle in eine Zelle einbetten.)
Wenn Sie mehr Kontrolle über die Formatierung der importierten Tabelle haben möchten oder wenn Sie die Formatierung der Kalkulationstabelle erhalten möchten, verwenden Sie zum Importieren der Tabelle den Befehl „Platzieren“. Wenn Sie eine Verknüpfung zur Tabelle aufrecht erhalten möchten, wählen Sie unter „Voreinstellungen“ > „Dateihandhabung“ die Option „Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen“.
Sie können Text mit Tabulatoren auch über eine Auswahl an Tabellenzellen hinweg kopieren und einfügen. Auf diese Weise können Sie mühelos Inhalte ersetzen, während die Formatierung beibehalten wird. Beispiel: Sie möchten den Inhalt einer formatierten Tabelle in einer monatlich erscheinenden Zeitschrift aktualisieren. Zum einen können Sie eine Verknüpfung zu einer Excel-Datei erstellen. Wenn Ihr Inhalt jedoch verschiedene Ursprünge hat, können Sie den tabulatorgetrennten Text, der den neuen Inhalt umfasst, kopieren, den gewünschten Zellenbereich in der formatierten InDesign-Tabelle auswählen und den Text einfügen.
Excel-Tabellen in InDesign platzieren
Beim Platzieren von Excel-Tabellen gibt es einige Dinge zu bedenken.
Wenn Sie eine Excel-Tabelle bereits vorbereitet haben und diese nun in ein InDesign-Layout einfügen möchten, dann lässt sich die komplette Tabelle platzieren.
Sie sollten aber vorher die Tabelle in Excel öffnen, um festzustellen, welchen Bereich der Zellen und welches Tabellenblatt Sie gern importieren möchten. Im günstigsten Fall sind die Tabellenblätter benannt und Sie können am Namen erkennen, was sich darauf befindet.
Es kann auch sein, dass ein Zellbereich benannt wurde. Das hilft Ihnen beim Platzieren des richtigen Bereichs. Vielleicht sollte die Excel-Datei entsprechend vorbereitet werden. Sie können auch einfach den Zellbereich für den Import der Datei eingeben.
Eine Tabelle, die in Excel bereits vorformatiert wurde, soll nun komplett übernommen werden. Sie können aber auch nur die Inhalte verwenden und ein eigenes vorbereitetes Tabellenformat zuweisen.
Beim Import von Excel-Dateien werden auch die Farben importiert, die für die farbige Gestaltung der Excel-Tabelle verwendet wurden. Das ist praktisch, denn so können Sie die Farbdefinition anpassen und bei Bedarf ändern.
Leider werden die Tabellen oft so importiert, dass die Standardtabelleneinstellung von InDesign verwendet wird. Die Schriftarten und Schriftgrößen werden möglicherweise nicht korrekt importiert. Jedenfalls müssen Sie einige Änderungen machen. Wenn der Text in einer Zelle nicht passt, sehen Sie ein kleines rotes Zeichen rechts unten, so dass Sie erkennen können, wo Sie noch Korrekturen machen müssen.
Zunächst einmal werden meist die Abstände für Texte zu den Zellkonturen nicht stimmen. Sie müssen die Werte verringern. Standardmäßig werden die Zellabstände mit 1,411 Millimeter an allen vier Seiten definiert. Das ist in der Regel zu viel. In der Steuerungsleiste können Sie das korrigieren.
Dann kann es vorkommen, dass die genau eingestellte Zeilenhöhe nicht ausreicht und Sie die Mindesthöhe zulassen müssen, die sich nach der Textmenge und Schriftgröße richtet. Das ist im Bedienfeld „Tabelle“ oder in der Steuerungsleiste einstellbar. Dadurch finden Sie Texte, die eigentlich gelöscht werden können und durch die Schnellspeicherung dort hängen geblieben sind. Im Textmodus lässt sich in InDesign nun der Übersatz prüfen und ggf. überflüssige Texte löschen.
Tipp: Es gibt ein Plug-In für InDesign, dass den Import von Excel-Tabellen erleichtert. Die Formatierung geht nämlich verloren, wenn die Tabelle aktualisiert werden muss. Mit Smart-Styles können Sie Tabellenstile erstellen und diese dann nach der Aktualisierung der Tabelle wieder zuweisen. In InDesign lassen sich aber auch Zellenformate erstellen. Im Unterschied zu dem Plug-In speichern diese aber nicht die Spaltenbreiten. Beachten Sie beim Zuweisen von Tabellen- und Zellenformaten in InDesign bitte, dass Sie in den Zellenfomaten die Absatzformate verankern müssen und alle Zellen unbedingt mit Zellenformaten formatieren müssen, damit die Aktualisierung die Formatierung nicht durcheinander bringt.
Indesign: Excel Tabellen aktualisieren
Jeder der schon mal in Indesign Excel Tabellen importieren und aktualisieren hat müssen, weiss, dass hier schnell mal was schief gehen kann, und das ursprüngliche, mühsam erstellte Tabellen-Layout zerschossen werden kann. Sofern man folgende Punkte beachtet, kann man in den meisten Fällen davon ausgehen, dass eine Aktualisierung der Excel-Tabelle in Indesign sauber von statten geht.
Korrektes Importieren / Aktualisieren von Excel Tabellen
- beim Importieren die Option “Importoptionen anzeigen”
- Tabellen als “Unformatierte Tabelle importieren”
- Tabelle ausschliesslich per Tabellenformat und Zellenformate formatieren, gleich beim Import das gewünschte Tabellenformat auswählen
- keine Tabellenkopf- bzw. Tabellenfusszeilen (da diese zT Schwierigkeiten machen, sondern diese besser per Zellenformate formatieren
Wer diese Richtlinien beachtet, kann davon ausgehen, dass bei der Aktualisierung sämtliche Formatierungen erhalten bleiben.
