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Outlook-Kalender an berechtigte Personen freigeben

Office, , , , , ,

Der Outlook-Kalender kann für eine bessere Terminplanung an beliebig viele Personen weitergegeben werden. Die berechtigten Personen legt jeder Nutzer individuell fest. Theoretisch (und auch praktisch) kann der Kalender an jeden Adressaten aus dem Adressbuch oder durch direkte Eingabe der Adresse per E-Mail versendet werden.

Für die Freigabe des Outlook-Kalenders (oder auch einem Teil davon) wechselst du in die Kalenderansicht. Bei den neueren Outlook-Versionen (z. B. Outlook 2016) klickst du im Menü-Register Start auf die Schaltfläche Kalender per E-Mail senden.

In älteren Versionen, wie Outlook 2007, findest du die Option Kalender über E-Mail versenden im linken Bereich unterhalb der Dreimonatsansicht.

Nach dem Klick auf die Funktion öffnet sich eine neues E-Mail-Formular sowie die Dialogbox Kalender über E-Mail senden. Im Dialogfenster kannst du den Datumsbereichbestimmen und die Details festlegen. die angezeigt werden sollen. Mit dem Button OKwird der Kalender(bereich) in das E-Mail-Formular als Anhang übernommen.

Jetzt muss du nur noch den oder die Empfänger einfügen und die E-Mail wie gewohnt versenden.

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E-Mail Check: Prüfen, ob Gmail-, Outlook- und Yahoo-Adressen echt sind

Allerlei, , , ,
Spam-Versender und Hacker verraten nie ihre wahre Identität. Das müssen sie auch nicht, denn die Absender-Adresse von E-Mail-Adressen lässt sich leicht fälschen. Kein Wunder also, dass tägliche Millionen E-Mails mit gefälschten Absenderadressen unterwegs sind; meist mit Fantasie-Namen, hinter denen sich natürlich kein echtes E-Mail-Konto verbirgt. Doch wie findet man heraus, ob es eine bestimmte E-Mail-Adresse wirklich gibt? Bei Gmail-, Yahoo- und Outlook.com-Adressen geht das ganz einfach.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: E-Mail-Adressen prüfen

Wer eine E-Mail mit der Endung @yahoo.com, @gmail.com oder@outlook.com erhält, kann mit wenigen Schritten prüfen, ob es die genannte Adresse wirklich gibt. Und zwar so:

1. Zum E-Mail-Check müssen Sie nur die jeweilige Login-Seite des Maildienstes aufrufen, also

2. Dort klicken Sie auf die jeweilige Passwort-vergessen-Funktion, also Brauchen Sie Hilfe | Passwort vergessen (Gmail), Ich kann nicht auf meinen Account zugreifen | Ich habe ein Problem mit meinem Passwort (Yahoo) bzw. Können Sie nicht auf Ihr Konto zugreifen | Ich habe mein Kennwort vergessen (Outlook.com).

Alternativ dazu können Sie auch direkt zur Passwort-Vergessen-Seite springen:

3. Anschließend erscheint die Seite, über die Sie normalerweise das Kennwort des eigenen Mailkontos zurücksetzen können. Sie können die Seite aber auch zum E-Mail-Check verwenden. Geben Sie einfach die E-Mail-Adresse, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie aufWeiter.

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Erscheint daraufhin ein Hinweis wie Es wurde kein Konto mit dieser E-Mail-Adresse gefunden, können Sie sicher sein, dass diese Adresse nicht existiert und vom Absender gefälscht wurde. Erscheint hingegen ein Hinweis zur Passworthilfe oder dass Sie das Passwort zurücksetzen können, ist zumindest geklärt, dass dieses E-Mail-Konto tatsächlich existiert. Ob die E-Mail dann aber auch wirklich von diesem Absender stammt, steht auf einem anderen Blatt. Wichtig: Brechen Sie die Aktion nach dem ersten Schritt ab, damit der Besitzer der Adresse nicht plötzlich einen Link zum Passwort-Reset erhält.

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Windows 8 / Outlook Kennwort ändern

Windows, ,

Sie können Ihr Passwort regelmäßig aktualisieren, damit es sicherer ist.

Wenn der PC nicht mit einer Domäne verbunden ist, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Führen Sie vom rechten Bildschirmrand aus eine Streifbewegung aus, tippen Sie auf Einstellungen und dann auf PC-Einstellungen ändern.
    (Führen Sie den Zeiger bei Verwendung einer Maus in die Ecke unten rechts auf dem Bildschirm, anschließend nach oben, klicken Sie auf Einstellungen und schließlich auf PC-Einstellungen ändern.)
  2. Tippen oder klicken Sie auf Konten und anschließend auf Anmeldeoptionen.
  3. Tippen oder klicken Sie auf Kennwort ändern, und folgen Sie den Anweisungen.

Gehört der PC einer Domäne an, verwaltet unter Umständen der Systemadministrator, wie häufig das Kennwort geändert werden muss. Wählen Sie dazu eine der folgenden Vorgehensweisen aus:

  • Drücken Sie bei Verwendung einer Tastatur STRG+ALT+DEL, tippen oder klicken Sie auf Kennwort ändern, und folgen Sie den Anweisungen.
  • Halten Sie bei Verwendung eines Tablets die Schaltfläche Windows gedrückt, und drücken Sie den Netzschalter. Tippen oder klicken Sie auf Kennwort ändern, und folgen Sie den Anweisungen.
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Outlook 2010 kann *.pst-Dateien nicht öffnen

Office, , , ,

Problem: Ich erstelle aus Outlook heraus Archiv- und Backup-Dateien im *.pst-Format. Wenn ich diese im Windows Explorer öffnen will, heisst es: «Outlook-Dateien müssen mit Outlook geöffnet werden». Das würde ich ja gerne, er soll die doch mit Outlook öffnen. Woran liegt es, dass das nicht klappt?

 

Lösung: PST-Dateien lassen sich üblicherweise nicht aus dem Windows Explorer heraus öffnen. Auch ein Rechtsklick, gefolgt vom «Öffnen mit» im Kontextmenü wird kaum klappen.

Starten Sie Outlook und öffnen Sie die Datei von dort: Datei/Öffnen/Outlook-Datendatei öffnen. Navigieren Sie zum Speicherort der Datei, dann tut Outlook, was Sie von ihm erwarten.

PST-Datei aus Outlook öffnen

Nur falls die Datei dann nach wie vor Probleme macht, könnte es sein, dass sie beschädigt ist. Sie können sie mit scanpost.exe prüfen und mit etwas Glück gleich reparieren.

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Outlook: Den versteckten Cache-Zwischenspeicher für Anhänge löschen

Office, ,

Was kaum bekannt ist: Outlook legt von fast allen E-Mail-Anhängen eine Kopie im versteckten Zwischenspeicher ab, etwa von allen angehängten Bildern, Word-Dateien oder PDF-Dokumenten. Die Folge: Wer den Speicherort des Cache-Zwischenspeichers kennt, kann problemlos nachverfolgen, welche Dateien per E-Mail im Postfach gelandet sind. Um das zu vermeiden, sollte man regelmäßig einen Blick in den versteckten Cache-Ordner werfen und Überflüssiges daraus löschen. Vor allem dann, wenn mehrere Personen mit dem Rechner arbeiten.

Der Outlook-Cache ist gut versteckt

Da im Outlook-Cache grundsätzliche alle Dateien abgelegt werden, die per E-Mail-Anhang empfangen werden, hat Microsoft des Zwischenspeicher gut versteckt. Um zum versteckten Zwischenspeicher zu gelangen, gibt es einen simplen Trick:

1. Öffnen Sie eine E-Mail mit Anhang – idealerweise eine E-Mail mit angehängtem Foto.

2. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Anhang und wählen den Befehl “Öffnen”.

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3. Das Foto erscheint in der Windows-Fotoanzeige. Hier klicken Sie mit der rechten Maustaste aufs Foto und dann auf den Befehl “Speicherort öffnen”.

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4. Das Foto wird anschließend im Windows-Explorer dargestellt. Den Pfad zum Cache-Speicher finden Sie ganz oben in der Adresszeile. Wenn Sie auf das Ordnersymbol ganz links in der Adresszeile klicken, erscheint der Pfad in der Computerschreibweise, für den Benutzer “Mirko” z.B.

C:\Users\Mirko\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\OQXT3B5F

Statt “Mirko” wird in Ihrem Explorer Ihr Windows-Benutzername stehen.

Im Explorer sehen Sie jetzt das angeklickte Bild und alle anderen zwischengespeicherten Dateien. Von hier aus lassen sie sich auch gleich löschen. Keine Sorge: Sie löschen damit nur die zwischengespeicherte Kopie des Anhangs. In Outlook und in der Mail selbst bleibt das Original unverändert erhalten.

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Übrigens: Wenn Sie in der Adresszeile die Adresse anpassen und den letzten Ordnernamen (im Beispiel \OQXT3B5F) entfernen und daraus zum  Beispiel

C:\Users\Mirko\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\

machen, kommen mitunter weitere (meist ältere) Cache-Zwischenspeicher von Outlook zutage. Alternativ hierzu können Sie in der Adresszeile auch auf “Content.Outlook” klicken. Die zusätzlich sichtbaren Ordner und Dateien können Sie bei der Gelegenheit gleich mitlöschen.

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Die Liste sicherer Absender für die Neuinstallation von Outlook speichern

Office, , , , , , ,

Um zu vermeiden dass E-Mail-Versender bei Ihnen im Spam-Ordner landen, werden diese als “sichere Absender” in Outlook gespeichert. Das kann manuell geschehen, oder man erstellt eine Regel, die den Absender automatisch in dieser Liste speichert. Diese Liste kann in wenigen Monaten sehr umfangreich werden. Umso mühsamer ist es im Falle einer Neuinstallation von Outlook, die Liste wieder herzustellen. Da dies kaum möglich ist, sollte man die Liste vorsichtshalber regelmäßig separat speichern.

Outlook sichert zwar die PST-Dateien, allerdings ohne die Liste der sichern Absender. Daher wird sie in eine Textdatei exportiert.

Export der “Sicheren Absender”

So führen Sie den Export der Liste durch:

1. Starten Sie Outlook und klicken Sie im Register “Start” der Menüleiste auf “Junk-E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen”. Wahlweise geht das auch mit einem Rechtsklick auf eine beliebige E-Mail.

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2. Im nächsten Fenster wechseln Sie zur Ansicht “Sichere Absender”. Dort sind alle als sicher eingestuften E-Mail-Adressen aufgelistet. Mit dem Button “Exportieren” gelangen Sie zum nächsten Arbeitsschritt.

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3. Im dritten Arbeitsschritt öffnet sich der Windows-Explorer. Hier navigieren Sie zu dem Speicherort in dem die “sicheren Absender” abgelegt werden sollen. Im Feld “Dateiname”  vergeben Sie der Liste einen Namen und betätigen die Schaltfläche “Speichern”. Die Liste wird nun als Textdokument in dem gewählten Ordner abgelegt.

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Importieren der gespeicherten Liste

Sollen die sicheren Absender nach der Outlook Neuinstallation wieder importiert werden, dann wiederholen Sie die ersten beiden Arbeitsschritte und wählen auf der Registerkarte “Sichere Absender” den Button “Importieren”. Navigieren Sie dann zum Speicherort der Liste, markieren Sie diese, und bestätigen Sie die Auswahl mit “Öffnen”. Schon sind die sicheren Absender wieder verfügbar.

Fast noch wichtiger: Die blockierten Absender

Auf die gleiche Weise funktioniert der Export und Import der Liste “Blockierte Absender”.

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Da nach einer Neuinstallation von Outlook auch diese Liste fehlt, ist es mindestens genauso wichtig, die blockierten Absender zu speichern. Andernfalls erhalten Sie wieder eine Menge an Spam-E-Mails, die erneut als Junk-E-Mail markiert werden müssen

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Probleme beim E-Mail-Druck? Stürzt Outlook ab? So beheben Sie den Fehler.

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Wenn das Ausdrucken von Nachrichten und Anlagen nicht mehr funktioniert und dabei sogar Outlook abstürzt, dann hilft häufig ein Neustart des E-Mail-Clients. Tritt der Fehler aber häufiger auf, dann liegt das wahrscheinlich an den Outlook Add-ins. Wenn ein oder mehrere Add-ins nicht korrekt arbeiten, dann führt dies bei der Schnittstelle zum E-Mail-Programm zu einer Fehlfunktion. Mit ein paar Klicks finden Sie das aber schnell heraus.

Dazu starten Sie Outlook und klicken ab Version 2010 auf “Datei | Optionen” und bei den Vorgängerversionen auf “Extras | Vertrauensstellungscenter”.

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Im Dialogfenster “Vertrauensstellungscenter”, beziehungsweise “Outlook-Optionen”, wechseln Sie zur Rubrik “Add-Ins”. Ganz unten stellen Sie im Aufklapp-Menü von “Verwalten” die Option “COM-Add-Ins” ein und klicken auf die Schaltfläche “Gehe zu”.

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Im Unterfenster “COM-Add-Ins” deaktivieren Sie alle Add-ins, indem Sie alle Häkchen aus den Checkboxen entfernen. Bei der privaten Nutzung von Outlook werden die meisten Add-Ins ohnehin nicht benötigt.

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Bestätigen Sie den Arbeitsschritt mit “OK” und starten Sie anschließend Outlook neu.

Ab sofort sollte der Druck von E-Mails und Anlagen wieder fehlerfrei klappen.

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gSyncit: Mehrere Google-Kalender mit Outlook verbinden

Office, Windows, , , ,

Google bietet ein Synchronisations-Tool an, das den Hauptkalender mit Outlook abgleichen kann. Leider berücksichtigt das Google-Tool einen wesentlichen Faktor des Google-Kalendersystems nicht. Dieser arbeitet nicht mit Kategorien. Dafür stellt Google die Option zur Verfügung, mehrere Kalender in die Ansicht aufzunehmen. Viele Benutzer nutzen dies aus. Letztlich unterscheidet sich der Google-Kalender dank der unterschiedlichen Farbdarstellungen nicht von Kategorien-basierten Alternativen. Möchten Sie mehrere ihrer Google-Kalender mit Outlook synchronisieren, benötigen Sie mehr. Mit GSyncIt geht das ganze einfach.

GSyncIt: Installation und Integration in Outlook

Vorausschickend muss erwähnt werden, dass GSyncit in der kostenlosen Testversion die Zahl der Kalender auf einen beschränkt. Ebenso wird die Anzahl der Notizen etc .auf 50 limitiert. Nehmen Sie sich Zeit, das Tool unter die Lupe zu nehmen. Es lohnt sich.

Laden Sie sich GSyncIt in der neuesten Version herunter. Die Installation ist auch für weniger erfahrene Windows-Nutzer schnell erledigt. GSyncIt integriert sich mit einer Registerkarte im Outlook-Menüband. Sie können darüber manuelle Synchronisationsläufe für Google-Kalender sowie Notizen, Kontakte und Aufgaben von verschiedenen Cloud-Plattformen starten. Mit “Sync” werden alle Abgleichprozesse gestartet. Über “Settings” erreichen Sie die Konfigurationsmaske.

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Kalender Synchronisation: Verifizierung

In den generellen Einstellungen unter Application Settings können und müssen Sie Vorgaben für alle Prozesse machen.
Unter “Google Sync” oben links beginnt dann die eigentliche Arbeit. Sie müssen GSyncIt erst einmal mitteilen, welche Google-Kalender mit welchen Outlook-Kalendern synchronisiert werden. Haben Sie nur einen Outlook-Kalender, müssen Sie zusätzliche Eintragungen vornehmen.

Fangen Sie einfach an, indem Sie im Calender Sync-Fenster auf “New” klicken. Jetzt erstellen Sie das Calender Mapping für den ersten Google-Kalender. In der sich öffnenden Maske tragen Sie zuerst die Google-Zugangsdaten ein. Verifizieren Sie Ihren Account, denn erst danach können Sie über “Select Calendar” Ihren Google-Kalender auswählen. Jetzt müssen Sie noch weiter unten den Outlook Kalender zuweisen. Da Sie mehrere Kalender abgleichen wollen, ist eine sprechende Beschreibung unter “Mapping Descriptions” empfehlenswert.

Angabe der Richtungen und Zeiträume

Klicken Sie im zweiten Schritt auf Sync Options. Hier können Sie meistens die voreingestellten Werte übernehmen. Möchten Sie den Abgleich nur in eine Richtung durchführen lassen, müssen Sie einen der ersten beiden Punkte aktivieren.
Unter Sync Range geben Sie GSyncIt vor, welche Zeiträume für die Synchronisation herangezogen werden sollen. Bei “Fixed Date Range” ändert sich das Enddatum nicht. Sie müssten es immer wieder anpassen. Daher ist die Einschränkung eher über “Day Range” vorzunehmen.

Zuweisung der Google-Kalender sowie der Outlook-Kategorien

Für die Unterteilung der Google-Kalender in Outlook-Kategorien sowie die Abgleichung der kategorisierten Outlook-Termine mit dem jeweiligen Gegenpart auf der Google-Seite sollten Sie den Reiter “Categories” nutzen. Tragen Sie unter “Add Category” die Kategorie ein, für die dieses Mapping erfolgen soll. Wählen Sie darunter den dritten Punkt “Only sync appointments to Google calendar …” und machen Sie bei “Assing all of these categories to …” einen Haken. Abschließend klicken Sie auf OK. Für jeden weiteren Kalender müssen Sie diese Mapping-Konfiguration erneut vornehmen. Sie können auf diese Weise eine große Anzahl an Synchronisationsläufen festlegen. Seien Sie sich dabei bewusst, dass diese sich überschneiden können. Daher sind eine sinnvolle Planung und eine logische Herangehensweise erforderlich.

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Outlook: Fotos und Bilder vor dem E-Mail-Versand automatisch verkleinern

Office, , , , ,

Fotos moderner Digitalkameras sind kaum unter fünf Megabyte groß; mitunter knacken sie sogar die kritische 10-Megabyte-Marke. Da reichen schon ein oder zwei Fotos um schnell die Maximalgrenze der meisten E-Mail-Anbieter zu erreichen. Ist die E-Mail zum Beispiel inklusive der Anhänge über 10 MB groß, wird sie von vielen Mailprovidern abgewiesen. Outlook hat dafür eine eingebaute Lösung.

Outlook verkleinert Bilder automatisch

Bei Outlook 2007 müssen Sie im ersten Schritt die Symbolleiste für den Schnellzugriff erweitern, indem Sie in der kleinen Symbolleiste ganz oben links auf den nach unten weisenden Pfeil und dann auf den Befehl “Weitere Befehle” klicken.

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Dann wählen Sie  Feld “Befehle auswählen” den Eintrag “Alle Befehle” und klicken in der unteren Liste doppelt auf “Anlagenoptionen”. Nach einem Klick auf OK erscheint in der Symbolleiste für den Schnellzugriff eine neue grüne Schaltfläche.

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Jetzt fügen Sie wie gewohnt die Fotos als Anhang ein und klicken auf die neue Schaltfläche. Am rechten Fensterrand wird die Seitenleiste “Anlagenoptionen” eingeblendet. Über das Listenfeld “Bildgrösse wählen” legen Sie anschließend die gewünschte Größe fest, zum Beispiel “Gross (1024 x 768)”. Outlook passt die Fotos automatisch an und verkleinert die angehängten Bilder. Die Originale bleiben unangetastet.

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Übrigens: Wenn in der Seitenleiste “Anlageoptionen” das Kontrollkästchen “Das Anfügen von Dateien anzeigen” angekreuzt ist, erscheint sie automatisch beim Einfügen von Fotos.

Verkleinern bei Outlook 2010 und 2013

Bei Outlook 2010 und 2013 gibt es die Anlagenoptionen-Seitenleiste nicht mehr. Um hier die Bildverkleinerung vorzunehmen, rufen Sie den Befehl “Datei | Informationen” auf und wählen die Option “Größe von großen Bildern beim Senden der Nachricht anpassen”. Zu große Fotos werden dann automatisch auf die Größe 1024 x 768 Pixel verkleinert. Auch hier gilt die Verkleinerung nur für die angehängten Bilder; die Originale auf der Festplatte bleiben davon unberührt.

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Outlook ab Version 2003: Umlaute korrekt anzeigen lassen

Office, , , , ,

Es kommt immer wieder vor, dass Umlaute in E-Mails nicht korrekt dargestellt werden. So erscheint anstatt eines Umlautes eventuell ein Fragezeichen oder ein leeres Kästchen. Zu diesem Fehler kommt es zumeist dann, wenn Sie eine PST-Datei aus Outlook 2000 bzw. Outlook 2002/XP in eine Version ab Outlook 2003 übernommen haben. Microsoft nutzt ab der Version 2003 das Unicode-Format für die PST-Dateien. Installieren Sie nun eine Version ab Outlook 2003 über die bestehende Installation, dann bleibt die PST-Datei unverändert bestehen. Die älteren Versionen nutzen aber noch das ANSI-Format, sodass es passieren kann, dass Umlaute falsch dargestellt werden.

Für dieses Problem gibt es jedoch eine einfache und schnelle Abhilfe. Legen Sie einfach eine neue PST-Datei im Unicode-Format an und kopieren Sie die Dateien aus der alten PST-Datei hinein. Dies ist in wenigen Schritten erledigt.

1. Zum Anlegen der neuen PST Datei wählen Sie zunächst “Datei | Neu | Outlook | Outlook Datendatei”.

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2. Anschließend wählen Sie aus, dass ein persönlicher Ordner für Outlook erstellt werden soll. Geben Sie der Datei noch einen passenden Namen und bestätigen Sie Ihre Angaben zweimal mit einem Klick auf “Ok”.

3. Im nächsten Schritt schalten Sie die Ordnerliste über die Navigationsliste ein. In der Liste werden nun die verschiedenen Ordner angezeigt.

4. Markieren Sie die persönlichen Ordner, die Sie bisher in Outlook genutzt haben. Sie können hierfür die Taste [Strg] nutzen und dann mit gedrückter Maustaste alle Ordner in einem Schritt in den neu angelegten persönlichen Ordner ziehen.

5. Zum Abschluss klicken Sie noch mit der rechten Maustaste auf den bisher verwendeten persönlichen Ordner und schließen diesen.

In den künftig eingehenden E-Mails werden die Umlaute nun korrekt angezeigt. In E-Mails, die bereits vorher eingingen, erfolgt die Darstellung jedoch weiterhin falsch.

Outlook PST-Datei reparieren

Office, Windows, ,

CopyPST ist ein von Quester entwickeltes kostenloses Reparaturprogramm zur Wiederherstellung von defekten .PST Dateien, um dann anschließend wieder zum normalen Outlook-Betrieb zurück zu kehren. CopyPST genießt bei Experten rund um MS Outlook einen ausgezeichneten Ruf.
Wenn MS Outlook zum Beispiel ohne einen MS Exchange-Server eingesetzt wird, werden die Daten in .PST Dateien (Persönlichen Ordnern) gespeichert. Diese Dateien enthalten Daten, wie E-Mails, Kontakte, den Kalender, Aufgaben, Notizen usw. nur eine dieser Dateien beschädigt wurde und mit normalen Mitteln (SCANPST von Microsoft) nicht vollständig zu reparieren ist, reicht das, um alle wichtigen Daten zu zerstören.

CopyPST ist unter folgender Adresse per Download erhältlich:

Download Information CopyPST

Vorraussetzung: Die Datei muss sich noch in Outlook öffnen lassen. CopyPST ist ein erweiterter Datenexport, welcher bei Fehlern in der Datei nicht wie Outlook abbricht, sondern die Fehler einfach überliest.

Falls die PST-Datei nicht mehr in Outlook zu öffnen ist, helfen eventuell kostenpflichtige Produkte, zum Beispiel: Stellar Phoenix oder PST Walker. Eine kostenlose Reparatur kann eventuell mit dem Programm PSTUPG19 erfolgreich sein.

Für spezielle Fälle gibt es auch eine kommerzielle Version von CopyPST, die über Kommandozeile ansprechbar ist, zum Beispiel um eine Batchconvertierung durchzuführen.

 

 

 

OLfix

Die meisten Probleme in Outlook entstehen durch defekte Profile und Einstellungen, diese können Sie mit OLfix reparieren.

Verwenden Sie OLfix um Probleme mit den Profilen oder andere Probleme in Outlook zu finden und zu reparieren. Nach einem Export sollten Sie via OLfix die Links zu Kontakten reparieren, da diese nach dem Export noch auf die alte Datei verweisen.

Download Information OLfix

Reparatur mit SCANPST

(Die Reparatur kann mit unserem OLfix bzw. cmdscan automatisiert werden, hier zur Verdeutlichung die Schritte bei manueller Ausführung).

Bei der Installation von MS Outlook wird auch automatisch ein Reparaturprogramm installiert, mit dem in der Regel defekte .PST-Dateien wieder repariert werden können. Dieses Programm befindet sich normalerweise unter: ProgrammeGemeinsame DateienSystemMAPI1031 und heißt SCANPST.EXE. Diese Datei finden Sie, indem Sie einfach über: Start/Suchen gehen.

Als Eingabe benötigt SCANPST den kompletten Pfadnamen Ihrer .PST. Der einfachste Weg diesen Pfad zu erhalten, ist: MS Outlook, entweder in der Datendateiverwaltung (Outlook XP) oder über Extras/Dienste. Alternativ kann auch das Eigenschaftsfenster des Hauptordners geöffnet werden. Nach einem Klick auf „Erweitert“ öffnet sich der Eigenschaftsdialog der .PST-Datei, welcher im 2. Feld den Pfad der .PST-Datei enthält.

 

Wählen Sie die Eigenschaften des Hauptordners, danach: Klick auf  “Erweitert“. Der Pfad der .PST-Datei steht im 2. Feld.

 

Dieser Pfad kann direkt nach SCANPST kopiert werden:

Vor dem Start muss Outlook geschlossen werden, da ansonsten SCANPST keinen Zugrif hat. Falls Outlook 97, 98 oder 2000 eingesetzt wird, muss eventuell der MapiSpooler von Hand geschlossen werden. Diesen findet man im TaskManager unter Prozesse als MAPISP32.EXE.

Falls ScanPST Fehler entdeckt, fragt es automatisch, ob die Datei repariert werden soll. Es empfiehlt sich, die reparierte Datei nochmals zu prüfen.

Schwierigkeiten

In manchen Fällen können folgende Schwierigkeiten auftreten:

  1. SCANPST bricht die Prüfung mit folgender Meldung ab: „Bei der Prüfung ist ein Fehler aufgetreten, an der Datei wurden keine Änderungen vorgenommen“. Es hat sich gezeigt, dass wiederholtes Anwenden von SCANPST jeweils einen Schritt weiter geht.
  2. Nach der Prüfung sind immer noch Fehler enthalten:
    In diesem Fall empfiehlt es sich, alle Daten in eine neue PST-Datei zu kopieren.
  3. SCANPST kann die Datei gar nicht lesen:
    Hier hilft eventuell nur ein Zusatzprogramm weiter. Eine Auswahl an Firmen befindet sich am Ende des Artikels.

CopyPST: Reparatur durch Kopieren

Falls SCANPST die Datei nicht reparieren kann, hilft eventuell das Kopieren der Daten in eine neue Datei. Im einfachsten Fall kann dies direkt mit Outlook geschehen. Der Nachteil von Outlook ist, dass die Kopie beim ersten Fehler abgebrochen wird, so dass die Kopie eventuell unvollständig ist. Die Kopie kann mit Outlook über Extras/Exportieren erstellt werden.

Da die Outlook beim ersten Fehler abbricht, hat wurde ein spezielles Programm geschrieben, welches eine komplette Ordnerstruktur in eine andere Datei kopiert und die Standardordner herstellt. Falls einzelne Objekte nicht kopiert werden können, wird einfach das nächste genommen und eine entsprechende Bemerkung auf dem Bildschirm sowie in einer Datei ausgegeben.

Schritt 1: Öffnen Sie die defekte PST-Datei in Outlook

Wenn sich die Datei nicht öffnen lässt, können Sie CopyPST nicht verwenden.

Schritt 2: Erstellen Sie eine neue Datei mit Datei/Neu

Der Datendateityp sollte Persönlicher Ordner sein. Es geht aber auch jeder andere Ordnertyp

Wählen Sie einen Dateinamen. Wichtig: Im nächsten Dialog geben Sie ebenfalls einen neuen Namen ein, wenn alle Ordner Persönliche Ordner heißen können Sie später nicht so gut auswählen.

Starten Sie PSTCopy und wählen die beiden Ordner aus.

Im Bildschirmfoto sind einige Fehler zu sehen, die Elemente mit Fehler sind nicht komplett lesbar und wurden beim Kopieren ausgelassen.

Der Kopiervorgang kann direkt in Outlook verfolgt werden.

Bei der Reparatur durch Kopieren von Objekten gehen alle Verknüpfungen zwischen Elementen verloren, genauer gesagt, die Verknüpfungen bleiben in der ursprünglichen Datei. Ebenso verschiebt der Regelassistent weiterhin Nachrichten an die alte Datei, auch wenn diese nicht mehr in Outlook geladen ist!


Beispiel für eine Verknüpfung:
Diesem Termin wurde ein Kontakt zugeordnet. Wird eine Datei durch Kopieren repariert, wird diese Verknüpfung nicht mehr funktionieren.
Das Ändern der Übermittlung ist unterschiedlich in verschiedenen Outlook-Versionen: In Outlook 97/98/2000 befindet sich die Einstellung in Extras/Dienste auf dem 2. Reiter
In Outlook XP befindet sich die Einstellung in Extras/Konten/Vorhandene E-Mail-Konten verwalten
In Outlook 2000 bzw. Outlook 98 im Internetnetmodus kann die Übermittlung nicht umgestellt werden. Hier hilft nur, Outlook zu beenden und die Datei umzubenennen.

Verknüpfungsprobleme können Sie mit OLfix lösen.

Kopieren mit Query

Sie können beim Kopieren eine Abfrage angeben, nur Elemente, auf welche die Abfrage zutrifft werden kopiert. Sie können zum Beispiel alle Elemente kopieren, welche älter oder jünger als ein bestimmtes Datum sind.

Die Abfragesprache entspricht der Abfragesprache in QSearchFolders, OLfolders, QSynchronization und anderen Programmen. Eine genaue Anleitung finden Sie im Handbuch zu QSearchFolders.

2 GB-Problem

Datendateien in MS Outlook dürfen maximal 2 GB groß werden. Ist eine Datei größer als 2 GB schreibt Outlook zwar noch fleißig weitere Daten in die Datei, kann die Datei aber hinterher nicht mehr lesen.

Anmerkung/Technische Hintergrund von .PST-Dateien:.PST-Dateien arbeiten mit 32 Bit. 2^32 entspricht jedoch einer Kapazität von exakt 4 GB. Im .PST-Datenbanktreiber werden höchstwahrscheinlich vorzeichenbehaftete Variable benutzt, so dass jede Adresse größer als 2 GB als negative Zahl interpretiert wird.

Falls eine .PST Datei größer als 2 GB geworden ist, hilft nur das Abschneiden der Datei knapp vor 2 GB und anschließende Reparatur der Daten. Microsoft stellt dazu ein Programm zur Verfügung (Q296088):

www.microsoft.com

 

 

Outlook Attachment Sniffer

 

Da in der .PST-Datei auch Anlagen mit enthalten sind, kann man mit einem weiteren Tool wie dem Outlook Attachment Sniffer alle Anhänge aus der PST-Datei extrahieren. Das Programm verknüpft dann die E-Mails mit dem Anhang auf der lokalen Festplatte.

www.rsbr.de

 

Outlook PST-Backup: Regelmäßige Sicherung der Outlook-Postfachdatei

Office, Windows, , ,

Die PST-Datei (Personal STore) ist die zentrale Speicherdatei von Outlook. Sie speichert alle Nachrichten, Termine und Kontakte. Ein Verlust dieser Datei durch einen kritischen Absturz des Programms oder durch einen Virenangriff wäre fatal. Standardmäßig sichert Outlook zwar gelegentlich die Daten, aber die Suche nach diesem Ordner ist im Schadensfall für den Laien oftmals zu langwierig. Zudem kann diese “serienmäßige” Sicherungsdatei auch beschädigt sein. Mit dem kostenlosen Tool “Safe PST Backup” lässt sich sehr leicht ein automatisiertes, regelmäßiges Backup einrichten.

Zum Sichern beenden Sie Outlook, bevor Sie das Programm herunterladen und installieren.Das Programm von “4 Team Corporation” wird auf der Webseite www.safepstbackup.com gratis als Download angeboten.  Tragen Sie dort Ihre Email-Adresse in das entsprechende Feld ein , klicken Sie auf den Button “Download now”, und folgen Sie anschließend den Download- und Installationsanweisungen.

Nach dem Download und erfolgreicher Installation starten Sie das Programm. Legen Sie im Eingabefeld von “Backup destination folder” den Speicherort des Backup-Ordners fest. Idealerweise sollte dieser Ordner auf einer anderen, ständig verfügbaren Festplatte liegen. Dabei ist es egal, ob es eine externe Festplatte, eine interne HDD oder ein Netzwerkordner ist.

Um die automatischen Intervalle der Backups einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Options”.

Auf der Registerkarte “Schedule” aktivieren Sie als erstes die Option “Automatically”. Standardmäßig ist eine vierstündliche Sicherung über “Hourly” eingestellt.

Insgesamt stehen vier Sicherungs-Varianten zur Verfügung:

  • Hourly (Stündlich)
  • Daily (Täglich)
  • Weekly (Wöchentlich)
  • Monthly (Monatlich)

Für jede dieser Varianten sind mehrere Zeiteinstellungen möglich. Nachdem Sie den gewünschten Rhythmus festgelegt haben, bestätigen Sie die Auswahl mit “OK”.

Das Fenster “Options” schließt sich und Sie kehren zum Startbildschirm zurück. Mit der Schaltfläche “Start Backup” wird die erste Basis-Sicherung durchgeführt. Diese kann etwas länger dauern, die folgenden Backups starten entsprechend nach den von Ihnen festgelegten Zeiten und dauern nicht mehr so lange.

Der für diese häufigen Backups benötigte Speicherplatz ist unkritisch, da die Speicherung inkrementell erfolgt. Bei der inkrementellen Speicherung werden nur Änderungen berücksichtigt, beziehungsweise neue Daten den bereits bestehenden hinzugefügt.

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Outlook Signatur: Rotes Kreuz bzw. X anstatt Bilder in E-Mails

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Zur Anzeige von Bildern gibt es in Outlook® verschiedene Einstellungen. Ist aber alles korrekt eingestellt, ist der Fehler an anderer Stelle zu suchen.

Damit Outlook® Dateianhänge bzw. Inhalte von E-Mails (in diesem Fall Bilder) anzeigen kann, müssen diese auf der Festplatte gespeichert werden. Outlook® verwendet dazu einen sehr versteckten Ordner, dessen Name mit OLKXX beginnt. Er wird auch SecureTempFolder genannt, da er so in der Registrierung hinterlegt ist.

Mit der Zeit füllt sich der Ordner und es kommt zu einem Problem, das irreführender Weise auf mangelnde Berechtigung hinweist. In Wirklichkeit ist nur der Zugriff auf die Ordnerinhalte das Problem, da zu viele Elemente sich angesammelt haben. Dann wird z. B. auch anstelle von Bildern ein rotes Kreuz in der E-Mail angezeigt.

Die Lösung besteht nun darin, die Inhalte dieses versteckten Ordners zu löschen. Sie können auch den Ordner komplett löschen – er wird dann von Outlook® bei Bedarf neu erstellt (vermutlich mit neuem Namen). Auf outlook-stuff.com finden Sie dazu mehrere Möglichkeiten:

Das automatische Löschen hat Vor- und Nachteile. Der Vorteil ist, dass Sie sich nicht mehr um das Löschen kümmern müssen und es auch nicht passieren kann, dass ein sensibler oder privater Anhang dort länger als gewünscht liegen bleibt (bei jedem Öffnen eines Anhangs wird eine Kopie davon in dem OLK-Ordner gespeichert). Der Nachteil ist, dass beim versehentlichen Löschen eines wichtigen Anhangs bzw. E-Mail mit Anhang Sie diesen notfalls in dem OLK-Ordner wiederfinden, sofern er schon einmal geöffnet war.

Sollten Sie jedoch generell keine Bilder angezeigt bekommen, so liegt das vermutlich an den eingangs erwähnten Einstellungen in Outlook®:

Outlook® 2003: Extras -> Optionen -> Sicherheit:

Screenshot Einstellung für automatischen Download (Outlook 2003)  Screenshot Einstellung für automatischen Bilder-Download (Outlook 2003)

Outlook® 2007: Extras -> Vertrauensstellungscenter -> Automatischer Download:

Screenshot Optionen für den automatischen Download im Vertrauensstellungscenter von Outlook 2007

Outlook 2010®: Datei -> Optionen -> Sicherheitscenter -> Einstellungen für das Sicherheitscenter… -> Automatischer Download:

Screenshot Optionen für den automatischen Download im Vertrauensstellungscenter von Outlook 2010

Entfernen Sie den Haken bei Bilder in HTML-Nachrichten nicht automatisch herunterladen (sinngemäß).

Virtuelle Verpackung des AttachmentsManagers

Tipp zum Datenschutz: Öffnen Sie Anhänge aus E-Mails nicht direkt, sondern speichern Sie diese zunächst in einem bestimmten Verzeichnis ab und rufen sie von dort aus auf. Bei jedem direkten Öffnen aus einer E-Mail wird in dem OLK-Ordner eine Kopie des Anhangs abgelegt, die dann unter Umständen dort verbleibt, ohne dass Sie das wünschen.

Der AttachmentsManager löst dieses Datenschutzproblem auf elegante Weise, in dem er Anlagen automatisch in ein voreingestelltes Verzeichnis ablegt, aus der E-Mail entfernt und im E-Mailtext auf die ausgelagerte Anlage verlinkt. So haben Sie dennoch weiterhin schnellen Zugriff auf die Anlagen und vermeiden, dass versehentlich prisante Daten in versteckten Ordnern verbleiben.

Das Programm bietet auch Optionen zum Verschieben des OLK-Ordners ohne manuellem Eingriff in die Registrierung und zum automatischen Leeren des versteckten Ordners an.

Außerdem müssen die Bilder freigegegeben werden: unter Eigenschaften rechte Maustaste anklicken.

In Outlook 2003 gibt es dieses Problem mit Grafiken, wenn diese im gleichen Ordner wie die Signatur liegt. Dies tritt IMMER beim Antworten und Weiterleiten auf. Beim neu erstellen einer Mail eher selten.
Die Grafik sollte also in einem Unterodner liegen und mit <img src=“image/logo.jpg“> verknüpft sein.

Quelle: Rotes Kreuz bzw. X anstatt Bilder in E-Mails (www.outlook-stuff.com)

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Outlook 2007/2010: Durch Abschalten nicht genutzter Add-Ons Outlook schneller und stabiler machen

Office, , , , , ,

Wenn Outlook zu langsam startet und reagiert oder häufig abstürzt, dann kann die Ursache bei den Zusatzfunktionen (Add-ins) liegen. Diese Erweiterungen, die mitunter von Drittanbietern stammen, können Outlook sinnvoll ergänzen, bremsen aber auch kräftig aus. Nicht benötigte Add-ins sollten Sie daher abschalten.

Add-Ons: Weniger ist mehr

Eines der bekanntesten Bremsklötze ist das iTunes-Add-in. Es synchronisiert Outlook mit iOS-Hardware. Mit ein paar einfachen Arbeitsschritten können Sie dieses und weitere überflüssige Add-ins deaktivieren und Outlook wieder Beine machen:

1. In der Menüleiste von Outlook klicken Sie auf “Extras | Vertrauensstellungscenter”.

2. Wählen Sie im linken Bereich die Kategorie “Add-Ins”, sowie ganz unten neben “Verwalten” die Option “COM-Add-Ins”. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche “Gehe zu”.

Bei Outlook 2010 rufen Sie den Befehl “Datei | Optionen” auf, klicken auf “Add-Ins” und dann auf die Schaltfläche “Gehe zu”.

3. Das nächste Fenster, “COM-Add-Ins”, listet alle abschaltbaren Outlook-Erweiterungen auf. Entfernen Sie alle Häkchen deren Add-Ins Sie nicht nutzen und bestätigen Sie die Auswahl mit dem Button “OK”.

Bei Outlook deaktivierbare Add-Ins sind beispielsweise:

  • Microsoft Exchange Unified Messaging  = für Nutzer von Voicemails
  • Microsoft CharePoint Server-Kollegenimport-Add-In = nur bei Nutzung von SharePoint-Servern im Unternehmensumfeld
  • Microsoft Outlook Mobile Service = für den Versand und Empfang von Nachrichten per SMS
  • Microsoft VBA für Outlook-Add-in = für Anzeige von aufwendigen Formularen und Tool in E-Mails
  • Microsoft Outlook Connector für soziale Netzwerke = Darstellung von Neuigkeiten Ihrer Kontakte aus Facebook etc.
  • OneNote-Notizen zu Outlook-Elementen = Unterstützung von OneNote-Notizen.
  • Microsoft Exchange-Add-in = nur für Exchange-E-Mail-Konten. Nutzer von POP3 oder IMAP können dieses Add-in bedenkenlos abschalten
  • Windows Search Email Indexer = ermöglicht eine schnellere Suche von E-Mail, da alle Nachrichten in den Speicher geladen und somit indiziert werden. Dieses Add-in ist sehr nützlich und sollte aktiviert bleiben.

Dies ist nur eine kleine Auswahl von Outlook-Add-ins, die bei Ihnen installiert sein könnten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die eine oder andere Erweiterung abgeschaltet werden kann, erhalten Sie auf der Support-Seite von Microsoft Office eine detaillierte Beschreibung aller Microsoft-Office Add-ins. Für Erweiterungen von Drittanbietern finden Sie die Beschreibungen im Web oder auf deren Webseiten.

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