Die PST-Datei (Personal STore) ist die zentrale Speicherdatei von Outlook. Sie speichert alle Nachrichten, Termine und Kontakte. Ein Verlust dieser Datei durch einen kritischen Absturz des Programms oder durch einen Virenangriff wäre fatal. Standardmäßig sichert Outlook zwar gelegentlich die Daten, aber die Suche nach diesem Ordner ist im Schadensfall für den Laien oftmals zu langwierig. Zudem kann diese “serienmäßige” Sicherungsdatei auch beschädigt sein. Mit dem kostenlosen Tool “Safe PST Backup” lässt sich sehr leicht ein automatisiertes, regelmäßiges Backup einrichten.
Zum Sichern beenden Sie Outlook, bevor Sie das Programm herunterladen und installieren.Das Programm von “4 Team Corporation” wird auf der Webseite www.safepstbackup.com gratis als Download angeboten. Tragen Sie dort Ihre Email-Adresse in das entsprechende Feld ein , klicken Sie auf den Button “Download now”, und folgen Sie anschließend den Download- und Installationsanweisungen.
Nach dem Download und erfolgreicher Installation starten Sie das Programm. Legen Sie im Eingabefeld von “Backup destination folder” den Speicherort des Backup-Ordners fest. Idealerweise sollte dieser Ordner auf einer anderen, ständig verfügbaren Festplatte liegen. Dabei ist es egal, ob es eine externe Festplatte, eine interne HDD oder ein Netzwerkordner ist.
Um die automatischen Intervalle der Backups einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Options”.
Auf der Registerkarte “Schedule” aktivieren Sie als erstes die Option “Automatically”. Standardmäßig ist eine vierstündliche Sicherung über “Hourly” eingestellt.
Insgesamt stehen vier Sicherungs-Varianten zur Verfügung:
- Hourly (Stündlich)
- Daily (Täglich)
- Weekly (Wöchentlich)
- Monthly (Monatlich)
Für jede dieser Varianten sind mehrere Zeiteinstellungen möglich. Nachdem Sie den gewünschten Rhythmus festgelegt haben, bestätigen Sie die Auswahl mit “OK”.
Das Fenster “Options” schließt sich und Sie kehren zum Startbildschirm zurück. Mit der Schaltfläche “Start Backup” wird die erste Basis-Sicherung durchgeführt. Diese kann etwas länger dauern, die folgenden Backups starten entsprechend nach den von Ihnen festgelegten Zeiten und dauern nicht mehr so lange.
Der für diese häufigen Backups benötigte Speicherplatz ist unkritisch, da die Speicherung inkrementell erfolgt. Bei der inkrementellen Speicherung werden nur Änderungen berücksichtigt, beziehungsweise neue Daten den bereits bestehenden hinzugefügt.