tabellen

Führende Nullen z. B. bei Postleitzahlen in OpenOffice / LibreOffice anzeigen

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Wer viel mit Listen und Datenbanken arbeitet, kennt vielleicht das Problem. Man muss Tabellen aus den verschiedensten Gründen im‑ und exportieren. Wer z.B. eine Adressenliste aus OoCalc in eine Datenbank einlesen möchte, kann das sehr schnell und einfach per CSV-Export erledigen. Dabei werden die Tabellendaten mit einem Separator (meist mit dem Semikolon) getrennt und in einer einfachen Textdatei gespeichert.

Bei Adressen ist natürlich auch die Postleitzahl dabei. Nun hatte ich das Problem, dass ein nochmaliges Einlesen in OpenOffice Calc die führenden / vorangestellte Nullen bei den Postleitzahlen einiger mitteldeutscher Orte nicht anzeigte und auch beim erneuten Export waren diese verschwunden. Abhilfe schafft ein benutzerdefiniertes Zahlenformat. Dazu markiert man die ganze Spalte und wählt im Menü Format → Zellen (oder drückt STRG+1). Dann wechselt man zum Register „Zahlen“ und wählt hier „Benutzerdefiniert“. In das untere Feld „Format-Code“ gibt man, wie auf dem Screenshot zu sehen, die Zeichenfolge „0####“ ein. Et voila, alle vierstelligen Zahlen bekommen nun eine Null vorangestellt.

Noch ein Tipp: Das CSV-Format ist ein reines Textformat und speziell für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen zuständig. Klar, dass da keinerlei Formatzuweisungen gespeichert werden. Wer die Daten öfters bearbeiten muss, sollte die Tabelle als OpenOffice-Dokument speichern und nur bei Bedarf exportieren.Führende

Excel: Verhindern, dass die eigenen Formeln von anderen Personen verwendet werden

Wer im Tabellenkalkulationsprogramm Excel selber Formeln erstellt, der weiß wie kompliziert und zeitaufwendig dies sein kann. Umso ärgerlicher ist es, wenn Dritte diese Formeln ohne deine Erlaubnis kopieren und selber verwenden. Zum Schutz deiner Formeln stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Zum Einen kannst du deine Excel-Formeln schützen, indem du von dem Tabellenblatt eine Kopie im PDF-Format erstellst. Dies kannst du über den Dialog Datei | Speichern unter | PDF erledigen.

Möchtest du aber deine Tabelle im Excel-Format versenden, dann musst du anders vorgehen. Öffne die Original-Datei und anschließend eine neue, leere Excel-Datei.

Kopiere nun aus der Originaldatei die gewünschten Zellen in die Zwischenablage.

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Anschließend wechselst du in die neue Excel-Datei und klickst mit der rechten Maustaste in die Ziel-Zelle und wählst im Kontextmenü die Option Inhalte einfügen aus.

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Im nachfolgenden Dialogfenster Inhalte einfügen wählst du die Einstellung Werte aus und bestätigst deine Auswahl mit OK.

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Es wurden nur die Tabellenwerte kopiert, die Formeln wurden nicht übertragen. Jetzt kannst du die neue Datei gefahrlos versenden oder weitergeben.

Grundsätzlich solltest du ohnehin davon absehen, Original-Dateien der Office-Programme weiterzugeben. Sie enthalten Werkzeuge, mit denen Vorgängerversionen wiederhergestellt werden können. Also gilt: Nur Kopien versenden!

MICROSOFT WORD

Ähnlich kannst du auch mit Word-Dokumenten verfahren. In neue Dateien kopierte Texte oder Textfragmente enthalten keine Wiederherstellungsoptionen. 

Adobe Indesign: verknüpfte Excel Tabellen platzieren und aktualisieren

https://www.youtube.com/watch?v=DIbBF2r9BuU

 

Importieren von Tabellen aus anderen Anwendungen

Wenn Sie mit dem Befehl „Platzieren“ ein Microsoft Word-Dokument mit einer Tabelle oder eine Microsoft Excel-Tabelle importieren, befinden sich die importierten Daten in einer bearbeitbaren Tabelle. Im Dialogfeld „Importoptionen“ können Sie die Formatierung einstellen.

Alternativ können Sie Daten aus einer Excel- oder Word-Tabelle per Kopieren und Einfügen ein InDesign- oder InCopy-Dokument einfügen. Mit den Voreinstellungen unter „Zwischenablageoptionen“ können Sie bestimmen, wie aus einer anderen Anwendung eingefügter Text formatiert wird. Wenn „Nur Text“ gewählt wurde, werden die Daten als nicht formatierter, tabulatorgetrennter Text angezeigt, den Sie dann in eine Tabelle konvertieren können. Wenn „Alle Informationen“ ausgewählt wurde, wird der eingefügte Text als formatierte Tabelle angezeigt.

Wenn Sie Text aus einer anderen Anwendung in eine vorhandene Tabelle einfügen, müssen Sie für den einzufügenden Text ausreichend Zeilen und Spalten erstellen. Wählen Sie dann unter „Voreinstellungen“ > „Zwischenablageoptionen“ die Option „Nur Text“ und vergewissern Sie sich, dass mindestens eine Zelle ausgewählt ist. (Es sei denn, Sie möchten die eingefügte Tabelle in eine Zelle einbetten.)

Wenn Sie mehr Kontrolle über die Formatierung der importierten Tabelle haben möchten oder wenn Sie die Formatierung der Kalkulationstabelle erhalten möchten, verwenden Sie zum Importieren der Tabelle den Befehl „Platzieren“. Wenn Sie eine Verknüpfung zur Tabelle aufrecht erhalten möchten, wählen Sie unter „Voreinstellungen“ > „Dateihandhabung“ die Option „Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen“.

Sie können Text mit Tabulatoren auch über eine Auswahl an Tabellenzellen hinweg kopieren und einfügen. Auf diese Weise können Sie mühelos Inhalte ersetzen, während die Formatierung beibehalten wird. Beispiel: Sie möchten den Inhalt einer formatierten Tabelle in einer monatlich erscheinenden Zeitschrift aktualisieren. Zum einen können Sie eine Verknüpfung zu einer Excel-Datei erstellen. Wenn Ihr Inhalt jedoch verschiedene Ursprünge hat, können Sie den tabulatorgetrennten Text, der den neuen Inhalt umfasst, kopieren, den gewünschten Zellenbereich in der formatierten InDesign-Tabelle auswählen und den Text einfügen.

 

 

Excel-Tabellen in InDesign platzieren

Beim Platzieren von Excel-Tabellen gibt es einige Dinge zu bedenken.
Wenn Sie eine Excel-Tabelle bereits vorbereitet haben und diese nun in ein InDesign-Layout einfügen möchten, dann lässt sich die komplette Tabelle platzieren.
Sie sollten aber vorher die Tabelle in Excel öffnen, um festzustellen, welchen Bereich der Zellen und welches Tabellenblatt Sie gern importieren möchten. Im günstigsten Fall sind die Tabellenblätter benannt und Sie können am Namen erkennen, was sich darauf befindet.

Es kann auch sein, dass ein Zellbereich benannt wurde. Das hilft Ihnen beim Platzieren des richtigen Bereichs. Vielleicht sollte die Excel-Datei entsprechend vorbereitet werden. Sie können auch einfach den Zellbereich für den Import der Datei eingeben.

Eine Tabelle, die in Excel bereits vorformatiert wurde, soll nun komplett übernommen werden. Sie können aber auch nur die Inhalte verwenden und ein eigenes vorbereitetes Tabellenformat zuweisen.

Beim Import von Excel-Dateien werden auch die Farben importiert, die für die farbige Gestaltung der Excel-Tabelle verwendet wurden. Das ist praktisch, denn so können Sie die Farbdefinition anpassen und bei Bedarf ändern.

Leider werden die Tabellen oft so importiert, dass die Standardtabelleneinstellung von InDesign verwendet wird. Die Schriftarten und Schriftgrößen werden möglicherweise nicht korrekt importiert. Jedenfalls müssen Sie einige Änderungen machen. Wenn der Text in einer Zelle nicht passt, sehen Sie ein kleines rotes Zeichen rechts unten, so dass Sie erkennen können, wo Sie noch Korrekturen machen müssen.

Zunächst einmal werden meist die Abstände für Texte zu den Zellkonturen nicht stimmen. Sie müssen die Werte verringern. Standardmäßig werden die Zellabstände mit 1,411 Millimeter an allen vier Seiten definiert. Das ist in der Regel zu viel. In der Steuerungsleiste können Sie das korrigieren.

Dann kann es vorkommen, dass die genau eingestellte Zeilenhöhe nicht ausreicht und Sie die Mindesthöhe zulassen müssen, die sich nach der Textmenge und Schriftgröße richtet. Das ist im Bedienfeld „Tabelle“ oder in der Steuerungsleiste einstellbar. Dadurch finden Sie Texte, die eigentlich gelöscht werden können und durch die Schnellspeicherung dort hängen geblieben sind. Im Textmodus lässt sich in InDesign nun der Übersatz prüfen und ggf. überflüssige Texte löschen.

Tipp: Es gibt ein Plug-In für InDesign, dass den Import von Excel-Tabellen erleichtert. Die Formatierung geht nämlich verloren, wenn die Tabelle aktualisiert werden muss. Mit Smart-Styles können Sie Tabellenstile erstellen und diese dann nach der Aktualisierung der Tabelle wieder zuweisen. In InDesign lassen sich aber auch Zellenformate erstellen. Im Unterschied zu dem Plug-In speichern diese aber nicht die Spaltenbreiten. Beachten Sie beim Zuweisen von Tabellen- und Zellenformaten in InDesign bitte, dass Sie in den Zellenfomaten die Absatzformate verankern müssen und alle Zellen unbedingt mit Zellenformaten formatieren müssen, damit die Aktualisierung die Formatierung nicht durcheinander bringt.

Indesign: Excel Tabellen aktualisieren

Jeder der schon mal in Indesign Excel Tabellen importieren und aktualisieren hat müssen, weiss, dass hier schnell mal was schief gehen kann, und das ursprüngliche, mühsam erstellte Tabellen-Layout zerschossen werden kann. Sofern man folgende Punkte beachtet, kann man in den meisten Fällen davon ausgehen, dass eine Aktualisierung der Excel-Tabelle in Indesign sauber von statten geht.

Korrektes Importieren / Aktualisieren von Excel Tabellen

  • beim Importieren die Option “Importoptionen anzeigen”
  • Tabellen als “Unformatierte Tabelle importieren”
  • Tabelle ausschliesslich per Tabellenformat und Zellenformate formatieren, gleich beim Import das gewünschte Tabellenformat auswählen
  • keine Tabellenkopf- bzw. Tabellenfusszeilen (da diese zT Schwierigkeiten machen, sondern diese besser per Zellenformate formatieren

Wer diese Richtlinien beachtet, kann davon ausgehen, dass bei der Aktualisierung sämtliche Formatierungen erhalten bleiben.

Word: Tabellen teilen und aus einer zwei Tabellen machen

Tabellen lassen sich in Word ganz schnell anlegen. Auch Riesentabellen mit zig Zeilen und Spalten. Schwieriger wird es, wenn eine große Tabelle in zwei separate Tabellen geteilt werden soll. Da es keinen Menübefehl und keine Schaltfläche zum Aufsplitten von Tabellen gibt, verwenden viele Anwender eine viel zu umständliche Methode: sie löschen einen Teil der Tabelle und fügen den gelöschten Part anschließend als separate Tabelle wieder ein. Dabei geht es auch viel einfacher.

Aus einer zwei Tabellen machen

Um blitzschnell und ohne Umwege eine Tabelle zu teilen, platzieren Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der die Tabelle getrennt werden soll. In welcher Spalte sich die Einfügemarke befindet, ist egal. Wichtig ist nur die korrekte Zeile.

Sobald Sie jetzt die Tastenkombination [Strg][Shift/Umschalten][Return] drücken, trennt Word die Tabelle an der markierten Stelle und macht aus der einen zwei separate Tabellen.

Word-Rechnungen: In Tabellen rechnen und in Rechnungen Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtsumme berechnen

Rechnungen werden meist in Word erstellt. Aber wie: Die Rechnung selbst sieht optisch zwar perfekt aus, alle Berechnungen werden aber mühsam von Hand erstellt. Rechnungssumme und Umsatzsteuer werden mühsam im Taschenrechner berechnet und dann manuell in die Rechnung übertragen. Das ist nicht nur mühsam, sondern führt oft zu Tippfehlern und falschen Beträgen. Damit das nicht passiert, lassen Sie besser Word die Beträge berechnen.

Word als Mini-Excel nutzen

Word ist nicht nur ein Textprogramm, sondern kann auch in Tabellen rechnen. In Rechnungen zum Beispiel. Um zum Beispiel in einer Rechnung die Gesamtsumme, die Umsatzsteuer und den Rechnungsbetrag zu berechnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Setzen Sie die Einfügemarke in die Tabellenzelle unter den Einzelposten – also in die Zelle für den Gesamt-Nettobetrag.

2. Klicken Sie im Menüband auf “Tabellentools | Layout” und dann auf “Formel”.

3. Tragen Sie ins Feld “Formel” die folgende Formel ein, mit der Sie die Summe der darüberliegenden Werte (also der Einzelposten) berechnen:

=SUM(ABOVE)

Im Feld “Zahlenformat “bestimmen Sie, wie die Summe dargestellt wird, etwa mit zwei Nachkommastellen und dem €-Zeichen. Sie können das Format auch anpassen. Wenn Sie statt des €-Zeichens das Kürzel EUR verwenden möchten, passen Sie das Format entsprechend an.

4. Wenn Sie das Formel-Fenster mit OK schließen, berechnet Word automatisch die korrekte Summe.

5. Im nächsten Schritt erhält der Nettobetrag eine Textmarke, damit Sie damit weiterrechnen können. Hierzu markieren Sie die Zelle mit dem Nettobetrag, indem Sie dreimal in die Zelle klicken. Danach rufen Sie im Menüband “Einfügen” den Befehl “Textmarke” auf, geben der Zelle den Namen “Nettobetrag” und klicken auf “Hinzufügen”.

6. Platzieren Sie die Einfügemarke die Tabellenzelle für die Umsatzsteuer, und rufen Sie erneut den Befehl “Formel” auf. Zur Berechnung der Mehrwertsteuer verwenden Sie die Formel:

=Nettobetrag*0,19

7. Geben Sie der Zelle mit dem Umsatzsteuerbetrag (wie in Schritt 5) die Textmarke mit dem Namen “UST”.

8. Der Rest ist einfach: In die Zelle für den Rechnungsendbetrag platzieren Sie die Formel

=Nettobetrag+UST

Und schon berechnet Word die korrekte Rechnungssumme.

Formeln aktualisieren

Wichtig: Im Gegensatz zu Excel aktualisiert Word die Formeln nicht automatisch. Sobald sich die Beträge für die Einzelposten ändern, müssen Sie die Formeln manuell aktualisieren. Dazu markieren Sie alle drei Formeln mit gedrückter Maustaste und drücken danach die Taste [F9]. Sie können jede Formal aber auch einzeln aktualisieren, indem Sie sie mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl “Felder aktualisieren” aufrufen.