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Cooles Gratis-Tool übertrifft die Windows-Suche

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Die Volltextsuche unter Windows war schon immer ein Trauerspiel. Dank genialer Gratis-Tools können Sie auf die Windows-eigene Suchfunktion verzichten.

Die Windows-Suche ist in den Fähigkeiten relativ stark beschränkt. Eine Suche nach Dateinamen klappt zwar noch, aber schon bei der Volltextsuche stösst man öfter mal an Grenzen. Wie Sie dennoch die Windows-eigene Suchfunktion benutzen können und dank einiger Einstellungen noch etwas verbessern, haben wir in diesem anderen Artikel beschrieben.

Aber bei der Volltextsuche in PDF-Dateien ist für die Windows-Suche endgültig Schluss. Auch andere Suchoptionen sind nicht so leicht zugänglich, etwa eine Kombination von Erstellungszeitraum, Dateigrösse sowie -typ und Dateiinhalt. Um den Windows-PC mit diesen Suchfunktionen auszurüsten, können Sie zu zwei Gratisprogrammen greifen; von denen Sie eines vielleicht sogar schon haben.

SearchMyFiles von NirSoft

Die bekannte Freeware-Schmiede NirSoft bietet haufenweise enorm nützliche kleine Werkzeuge an. Zwar gibts die alle nur mit englischsprachiger Bedienoberfläche, sie sind optisch meist nicht besonders hübsch, aber sehr funktionell, werbefrei und kostenlos. Das Tool SearchMyFiles ist eines davon.

Laden Sie es von der NirSoft-Webseite herunter. Die Download-Links für die 32-Bit- und 64-Bit-Versionen finden Sie dort am unteren Ende der Webseite. Achten Sie darauf, die richtige Version zu erwischen. Wenn Sie nicht sicher sind, nehmen Sie die 32-Bit-Version; also jene, bei der ausser «Download SearchMyFiles» nichts steht.

Sie erhalten eine Zip-Datei. Öffnen Sie die Datei, schieben aber das Fenster mit dem Zip-Inhalt mal kurz beseite. Erstellen Sie an einem gut auffindbaren Ort einen neuen Ordner, in dem Sie portable Apps versammeln. Das sind Programme, die wie SearchMyFiles keine eigentliche Installation brauchen. Zum Beispiel unter C:UsersIhrNamePortApps. Erstellen Sie dort drin einen Ordner namens SearchMyFiles und öffnen Sie ihn. Kopieren Sie nun den Inhalt der Zip-Datei in den neuen SearchMyFiles-Ordner. Ziehen Sie eine Verknüpfung zu SearchMyFiles.exe in Ihre Taskleiste und heften das Programm dadurch dort an. Starten Sie es.

Das Fenster «Search Options» erscheint. Im Ausklappmenü oben hätten Sie nebst «Standard Search» beispielsweise auch ein «Duplicates Search» für die Suche nach Dubletten. Bei «Base Folders» geben Sie einen oder mehrere Ordner an, von denen aus gesucht werden soll. Sie müssen Unterordner nicht extra mit angeben, denn die durchsucht SearchMyFiles standardmässig. Sie können hingegen bei «Excluded Folders» einen Ordner (oder mehrere) angeben, die das Tool nicht durchsuchen soll.

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Im Feld «Files Wildcard» definieren Sie die Dateinamen oder Dateitypen. Zum Beispiel «*.doc*» für alle Dateien mit Endung .doc oder .docx. Bei «Subfolders Wildcard» könnten Sie eingrenzen, welche Zeichenfolge in den Namen der zu durchsuchenden Unterordner enthalten sein sollen. Bei «Exclude Files» könnten Sie noch bestimmte Dateien ausschliessen.

Darunter finden Sie noch weitere spannende Optionen. Für die Volltextsuche ist natürlich «File contains» am interessantesten. Greifen Sie zu «Text» und geben Sie hier einen oder mehrere Begriffe ein, die in der Datei vorkommen müssen. Wichtig: Wenn Sie mehrere Begriffe eingeben, trennen Sie diese per Komma ab und aktivieren Sie «Search multiple values». Sie könnten zum Beispiel auch «Case Sensitive» aktivieren, damit das Tool ausdrücklich nach der benutzten Gross/Klein-Schreibweise sucht. Nicht zuletzt gibts Möglichkeiten zur Suche nach Dateiattributen und nach Zeiträumen, in denen die Dateien erstellt («Created»), geändert («Modified») oder zuletzt auf sie zugegriffen («Accessed») wurde.

Starten Sie den Suchvorgang mit Start Search. Über die rechte Maustaste lassen sich entweder die gefundenen Dateien öffnen oder deren Speicherordner, sie lassen sich im Explorer anzeigen, löschen oder umbenennen.

SearchMyFiles ist toll – aber auch es versagt beim Durchsuchen von PDFs.

Volltextsuche in PDF-Dateien

PDFs sind eigentlich das häufigste Dateiformat bei archivierter Korrespondenz. Unzählige Bedienungsanleitungen kommen ebenfalls als PDFs daher. Auch manche Bücher oder Zeitschriften gibt es als PDF. Ausgerechnet jenes Format lässt sich weder mit Windows-Bordmitteln noch mittels SearchMyFiles durchsuchen.

Aber auch da gibt es Abhilfe: Sie können entweder den «PDFlib TET PDF IFilter» nachinstallieren, um der Windows-eigenen Suche das Durchsuchen der PDF-Inhalte beizubringen. Alternativ greifen Sie einfach zum Adobe Reader. Der hat nämlich eine brauchbare Suchfunktion für PDFs.

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Windows-Suche: Dateien richtig suchen und finden mit Windows 7

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Der Windows Explorer hat schon lange keinen guten Ruf mehr. Viele Bestandteile sind weniger bedienerfreundlich. Besonders die Suche zerrt immer wieder an den Nerven der Benutzer. Das muss nicht so sein, denn mit der in Windows integrierten Dokumentensuche können Sie sehr viel mehr machen, als es auf den ersten Blick den Anschein hat. Die im Windows Explorer integriert Suchfunktion ist eine abgespeckte Version. Oftmals wird das Suchfeld neben der Adressleiste zum Start von Programmen genutzt, da es die Möglichkeit bietet, mit der Eingabe der ersten Buchstaben das Programm zu finden. Wenn Sie indes detaillierte Suchergebnisse für Ihre Dokumente haben wollen, brauchen Sie nur ein paar kleine Tricks.

Mit der erweiterten Suchsyntax die Ergebnisse filtern

Öffnen Sie zunächst explizit das Suchfenster des Windows Explorer mit der Tastenkombination [Windows-Taste] + [F]. Klicken Sie dort in das Suchfeld, werden Ihnen zusätzlich die Filter “Art” und “Typ” angeboten. Mittels “Typ” können Sie die Erweiterungen (PDF, DOCX etc.) festlegen. Durch die Eingabe des Filters “Art” bestimmen Sie die Art der gesuchten Dateien wie beispielsweise E-Mails, Dokumente oder PDF-Files. Sie haben jedoch noch einige weitere nützliche Filter, die Ihnen helfen, detaillierte Suchausgaben zu erhalten.

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Spezielle Filter sorgen für spezielle Suchergebnisse

Suchen Sie nach Begriffen aus dem Inhalt der Dateien, geben Sie im Suchfeld

inhalt:suchbegriff

ein. Dient Ihre Recherche nur dem Auffinden von Verzeichnissen, deren Namen ein gewisses Wort enthalten, so erreichen Sie dies mit

art:ordner suchbegriff

In beiden Fällen müssen Sie “suchbegriff” durch ein Wort Ihrer Wahl ersetzen.

Weitere Filter, die Ihnen eine nützliche Hilfe sein können, sind “art:bild” oder “autor:suchbegriff”. Hier können Sie Ihre Suche auf Bilder beschränken oder die Dokumente eines bestimmten Autors finden lassen.

Noch spezieller wird die Suche, wenn Sie die Filter miteinander kombinieren. Beispielsweise gibt eine Suchanfrage mit den Filtern “typ:pdf name:tipps” alle PDF-Dateien aus, welche das Wort “tipps” enthalten.

Wildcards und boolesche Filter

Standardmäßig geht Windows bei der Eingabe mehrerer Suchbegriffe davon aus, dass Sie Dateien nach beiden Wörtern suchen wollen. Dieses “logische UND” gehört zu den booleschen Filtern, mittels derer Sie die Suche professionalisieren können. Mit einem ODER zwischen den Begriffen werden alle Dateien gesucht, die entweder das eine oder das andere Wort enthalten. Der NICHT-Filter schließt alle Dateien, welche die nachfolgenden Suchparameter erfüllen, aus. Alle drei Filter müssen in Großbuchstaben eingegeben werden.

Es gibt noch weitere boolesche Filter wie die runden Klammern, Anführungszeichen und Größer-Kleiner-Pfeile. Platzhalter helfen Ihrem Gedächtnis. Sie brauchen nur einen Teil des Suchbegriffs eingeben und den Rest mit den Wildcards versehen. Windows kennt das “?”, welches genau einen Buchstaben ersetzt, und den “*”, der für mehre Buchstaben genommen werden kann.
Kombinieren Sie boolesche Filter mit Wildcards und Suchparametern für Dateieigenschaften, wird die Syntax Ihres Aufrufs mitunter sehr lang.

Beispiele

  • Wind UND Energie – alle Dateien, welche die Wörter “Wind” und “Energie” enthalten
  • Wind ODER Energie – Dateien, in denen entweder “Wind” oder “Energie” vorkommen
  • Wind ODER Energie NICHT Kraft – Dateien, in denen “Wind” oder “Energie” vorkommt, aber das Wort “Kraft” nicht enthalten ist
  • (Wind Energie Kraft) – Dateien, in denen die Worte “Wind”, “Energie” und “Kraft” in beliebiger Reihenfolge vorkommen
  • “Wind hat Energie und Kraft” – Dateien, in denen die genannte Phrase exakt vorkommt
  • Typ:ppt inhalt:Wind folien > 3 – Dateien mit der Erweiterung ppt, in deren Inhalt das Wort Wind vorkommt und die mehr als 3 Folien umfassen
  • Typ:docx ODER Wind – Dateien mit der Erweiterung docx oder Dateien, die das Wort “Wind” enthalten
  • Geändert:22.03.2013 UND Win*ergie – Dateien, die am 22.03.2013 geändert worden sind und die ein Wort enthalten, welches mit “Win” beginnt und mit “ergie” endet.

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Windows-Suche optimieren: Schneller suchen mit Everything

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Die kostenlose Software “Everything” findet für Sie in höchstem Tempo Dateien und Ordner auf Ihrem PC. Das kleine Tool verdankt seine erstaunliche Schnelligkeit der Art der Indizierung: Es liest die Master File Tables von NTFS-Festplatten aus und kürzt dadurch den Suchvorgang auf raffinierte Art ab, denn die Master File Tables enthalten eine Auflistung aller Ordner und Dateien, die eigentlich für die interne Dateiverwaltung gedacht ist. Everything braucht auf diese Weise keinen eigenen Index zu erstellen und liefert Ergebnisse in Echtzeit.

Everything findet alles

Die Originalversion der Software ist in englischer Sprache. Laden Sie sich das Language-Pack auf derSeite des Herstellers herunter und installieren Sie es, nachdem Sie Everything eingerichtet haben. Das Suchprogramm liest die Sprachversion Ihres Windows aus und stellt daraufhin die gewünschte Sprache automatisch ein. Innerhalb von sechzig Sekunden erfasst die kostenlose Suchsoftware über eine Million Dateien. Das nur 350 KByte große Programm schont die Ressourcen und belegt im Arbeitsspeicher gerade einmal 45 MByte.

Simpel, schnell, schlank

Das Tool ist sehr schlank und übersichtlich. Es lässt sich einfach und schnell in Betrieb nehmen. Rufen Sie das Programm auf und geben Sie einen Suchbegriff ein. Schon während Sie die ersten Buchstaben des Suchbegriffes eintippen, erhalten Sie Ergebnisse, die in Echtzeit aktualisiert werden. In Sachen Geschwindigkeit setzt Everything damit Maßstäbe. Zum komfortablen Suchen sieht die kostenlose Software einige Wildcards vor: [*abc*] z.B. sucht nach allen Dateien und Ordnern, in deren Bezeichnung die Zeichenfolge “abc” vorkommt.

Die Software lässt sich bequem über die beschreibbare .ini-Datei anpassen. Beispiele dafür finden Sie auf der Homepage des Herstellers, die auch ein hilfreiches Forum bietet.

Windows 7 und Vista: Komprimierte Dateien in die Windows-Suche mit einbeziehen

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Startet man die Windows-Suche, dann werden komprimierte Dateien (ZIP, CAB, etc.) dabei nicht berücksichtigt. Das ist besonders dann ärgerlich, wenn aus Platzgründen viele Daten komprimiert wurden. Da die Suche in ZIP-Dateien standardmäßig deaktiviert ist, muss Windows per Hand so konfiguriert werden, dass diese Dateien automatisch in die Suche mit einbezogen werden.

Diese Einstellungen werden mit ein paar schnellen Arbeitsschritten in den “Ordneroptionen” vorgenommen.

Öffnen Sie den Windows-Explorer mit der Tastenkombination [Windows-Taste][E] und klicken Sie auf “Organisieren | Ordner- und Suchoptionen”.

Im neuen Dialogfenster “Ordneroptionen” wechseln Sie zur Registerkarte “Suchen” und setzen ein Häkchen in die Checkbox vor der Option “Komprimierte Dateien (.ZIP, .CAB usw.) einbeziehen”. Mit der Schaltfläche “OK” bestätigen Sie die vorgenommene Änderung.

Ab sofort wird die Suchbereich um die komprimierten Dateien erweitert.